КС-2 и КС-3: в чём разница и как закрывать работы без ошибок

Зачем нужны обе формы

КС-2 и КС-3 утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 в составе альбома форм по учёту работ в капитальном строительстве. С 2013 года, после вступления в силу закона о бухучёте № 402-ФЗ, унифицированные формы перестали быть обязательными — но почти каждый договор подряда прямо ссылается на КС-2 и КС-3, а в госзаказе и при казначейском сопровождении без них не пройдёт ни один платёж. Поэтому спорить с формой бессмысленно — проще оформлять правильно.

Логика пары простая. КС-2 — про физику: какие работы, в каком объёме и по каким расценкам сданы за отчётный период. КС-3 — про деньги: сколько стоят работы и затраты нарастающим итогом и какую сумму заказчик должен оплатить. Одна без другой не работает: КС-2 без КС-3 не даёт основания для платежа, а КС-3 без КС-2 нечем подтвердить.

КС-2 — акт о приёмке выполненных работ

Акт составляет подрядчик на основании журнала учёта выполненных работ КС-6а, который ведут на объекте. В шапке — стройка, объект, реквизиты договора, отчётный период, номер и дата акта. В таблице — позиции из сметы: номер единичной расценки, наименование работ, единица измерения, объём, цена за единицу и стоимость. Формулировки вроде «комплекс работ по договору» заказчик вправе завернуть: акт должен читаться против сметы позиция в позицию.

Стоимость в КС-2 показывают в тех ценах, в которых составлена смета, — базисных с индексом пересчёта или текущих. НДС в акте обычно не выделяют — это задача КС-3. Акт закрывает конкретный отчётный период: как правило, календарный месяц или этап по графику. Подписывают строки «Сдал» и «Принял» лица с правом подписи по уставу или доверенности. Перед подачей проверьте:

• отчётный период не пересекается с предыдущим актом и не оставляет разрывов
• объёмы бьются с журналом КС-6а и исполнительной документацией
• расценки, индексы и коэффициенты соответствуют смете и договору
• у подписантов действующие доверенности с правом приёмки работ

КС-3 — справка о стоимости выполненных работ и затрат

Справку составляют на основании подписанных КС-2 за период. Её ключевая особенность — нарастающий итог: в таблице три графы стоимости — с начала проведения работ, с начала года и в том числе за отчётный период. Каждая новая справка обязана биться с предыдущей: итог прошлой КС-3 плюс текущий период равно новому нарастающему итогу. Это первое, что проверяют заказчик и казначейство. Помимо принятых работ в справку включают:

• стоимость строительно-монтажных работ по подписанным КС-2
• стоимость смонтированного оборудования, если оно входит в цену договора
• компенсацию удорожания материалов и другие выплаты, предусмотренные договором
• прочие затраты сверх единичных расценок — перевозка, командировочные и подобное, если договор их допускает

Любая строка сверх расценок должна опираться на договор и подтверждающие документы. Компенсацию удорожания материалов заказчик примет только с обоснованием текущих цен — счетами и предложениями поставщиков. Снабженцы, работающие в F-Soft, берут такое обоснование из готовой сводной таблицы: сервис рассылает поставщикам запросы цен и сводит ответы в один документ. Итог справки показывают без НДС, затем НДС отдельной строкой и всего с налогом.

Чем отличаются: сводная таблица

Запомнить проще так: КС-2 — документ инженера ПТО, про объёмы и расценки. КС-3 — документ сметчика и бухгалтера, про деньги и налог. Спорят по объёмам — поднимают КС-2 и журнал КС-6а; спорят по оплате — считают по КС-3.

Порядок подписания и сроки

Последовательность закрытия периода: журнал КС-6а → КС-2 → КС-3 → счёт-фактура. Комплект готовит подрядчик: ПТО делает акт, сметчик проверяет расценки, бухгалтерия выставляет счёт-фактуру. В цепочке с субподрядом каждый закрывается своему заказчику: субподрядчик сдаёт КС-2 и КС-3 генподрядчику, генподрядчик — застройщику, и генподрядные справки включают в себя субподрядные объёмы.

Сроки берутся из договора. Типовая схема: до 25-го числа подрядчик передаёт комплект за месяц, у заказчика 5–10 рабочих дней на проверку — подписать или дать мотивированный отказ с перечнем замечаний. Молчание отказом не является: по статье 753 Гражданского кодекса при отказе стороны от подписания в акте делается отметка, и односторонний акт имеет силу, пока суд не признает мотивы отказа обоснованными. Поэтому комплект передавайте с сопроводительным письмом под входящий номер — иначе нечем доказать дату сдачи.

Экземпляров минимум два — подрядчику и заказчику; третий делают для инвестора или банка по требованию. По госконтрактам приёмка идёт через электронное актирование в ЕИС: документ о приёмке подписывают в системе, а КС-2 и КС-3 прикладывают файлами. В коммерческих договорах формы всё чаще подписывают через ЭДО квалифицированной подписью — тогда в договоре стоит прямо зафиксировать, какая дата считается датой подписания.

Как формы связаны с оплатой и авансом

Основание для платежа — подписанная КС-3: от её даты договор обычно отсчитывает срок оплаты. Счёт-фактуру подрядчик обязан выставить в течение пяти календарных дней с даты подписания акта заказчиком — по ней заказчик принимает НДС к вычету. Пока КС-2 не подписан, работы числятся у подрядчика незавершёнкой и риск их случайной гибели лежит на нём — ещё один довод не копить незакрытые объёмы.

Графы про аванс в КС-3 нет — порядок зачёта определяет договор: полностью с первых справок или пропорционально проценту выполнения. Пример: за месяц выполнено на 10 000 000 ₽ с НДС, аванс 30% зачитывается пропорционально, гарантийное удержание 5%. К перечислению: 10 000 000 − 3 000 000 (зачёт аванса) − 500 000 (удержание) = 6 500 000 ₽. Расчёт показывают строками под итогом справки или в счёте — главное, чтобы методика совпадала с договором.

Гарантийное удержание — обычно 5–10% с каждой справки — возвращается после ввода объекта или истечения гарантийного срока. Следите за накопленной суммой удержаний по всем КС-3: при расторжении договора или банкротстве заказчика это первая цифра, за которую придётся судиться, и подтверждается она только цепочкой подписанных справок.

Типовые ошибки при закрытии работ

Почти все споры по закрытию растут из одних и тех же ошибок:

• суммы не бьются: итог КС-2 за период не равен графе «в том числе за отчётный период» в КС-3
• сломан нарастающий итог: новая КС-3 не сходится с предыдущей плюс текущий период
• закрыты невыполненные объёмы — при расторжении договора разницу взыщут как неосновательное обогащение
• акт подписал сотрудник без доверенности — заказчик потом оспаривает приёмку целиком
• нет даты подписания заказчиком — не от чего считать срок оплаты и неустойку
• к акту не приложена исполнительная документация — законный повод для мотивированного отказа
• счёт-фактура выставлена позже пяти дней или не тем числом — у заказчика проблемы с вычетом, комплект возвращают
• забыт зачёт аванса или гарантийное удержание — возникает переплата, которую месяцами вычищают актами сверки

Лекарство одно — сверка перед подачей: КС-2 против журнала и сметы, КС-3 против КС-2 и предыдущей справки, счёт против договора. Пятнадцать минут проверки экономят месяц переписки с заказчиком.

Частые вопросы

Можно ли оплатить работы только по КС-2, без КС-3?

КС-2 подтверждает объёмы, а основанием для расчётов служит КС-3 — именно в ней итоговая стоимость и НДС. Если договор ссылается на обе формы, заказчик вправе не платить до получения справки. В госзаказе и при казначейском сопровождении платёж без КС-3 не пройдёт. Практика: сдавать комплект одним пакетом — КС-2, КС-3 и счёт-фактуру.

Обязательны ли КС-2 и КС-3, если унифицированные формы отменили?

С 2013 года формы необязательны — можно разработать свой акт с обязательными реквизитами закона о бухучёте. Но если в договоре написано «по формам КС-2 и КС-3», для сторон они обязательны. На практике их требуют почти все заказчики, банки при проектном финансировании и казначейство, поэтому проще работать по ним.

Что делать, если заказчик не подписывает КС-2 и молчит?

Направьте комплект официально: сопроводительным письмом под отметку или заказным с описью. Выждите срок приёмки из договора. Если мотивированного отказа нет — подпишите акт в одностороннем порядке с отметкой об отказе: такой акт действителен, пока суд не признает мотивы отказа обоснованными. Дата передачи комплекта станет точкой отсчёта для оплаты и неустойки.

Как показать зачёт аванса в КС-3?

В самой форме графы для аванса нет — справка показывает полную стоимость выполненного. Порядок зачёта прописывают в договоре: полностью с первых справок или пропорционально, например 30% от каждой. Зачёт показывают отдельной строкой под итогом справки или в счёте: стоимость за период минус аванс и гарантийное удержание равно сумме к перечислению.

КС-2 составляется с НДС или без?

Обычно КС-2 заполняют в сметных ценах без НДС, а налог выделяют в КС-3 отдельной строкой — так задумано альбомом форм. Жёсткого запрета нет: если договор требует показывать НДС в акте, ошибки не будет. Главное, чтобы итоги КС-2 и графа «за отчётный период» в КС-3 бились между собой и с ценой договора, иначе комплект вернут.

Можно ли подписывать КС-2 и КС-3 электронно?

Да. В коммерческих договорах — через ЭДО с квалифицированной электронной подписью, юридическая сила та же, что у бумаги. По госконтрактам действует электронное актирование в ЕИС: документ о приёмке формируют в системе, а КС-2 и КС-3 прикладывают файлами. Формат и дату подписания стоит прямо закрепить в договоре, чтобы не спорить о сроках оплаты.