Исполнительная документация в строительстве: состав, ведение, сдача

Что считается исполнительной документацией

Исполнительная документация (ИД) — это акты, журналы, исполнительные схемы и документы о качестве материалов, фиксирующие, как объект построен фактически. Обязанность вести её установлена частью 6 статьи 52 Градостроительного кодекса, а состав и порядок ведения — приказом Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр, который с 01.09.2023 заменил РД-11-02-2006.

Комплект нужен трём сторонам. Стройконтроль застройщика без него не принимает работы и не подписывает КС-2. Ростехнадзор на поднадзорных объектах проверяет ИД при итоговой проверке — без неё не будет заключения о соответствии и ввода в эксплуатацию. Эксплуатирующая организация по исполнительным схемам ищет сети и конструкции весь срок жизни здания.

Что входит в комплект

Единого списка «на все случаи» нет — комплект собирают под конкретные виды работ по проекту и требованиям заказчика. Но костяк всегда один: пять блоков документов.

К комплекту прикладывают реестр исполнительной документации, приказы о назначении ответственных лиц, выписки из национального реестра специалистов на подписантов и свидетельства о поверке приборов, которыми выполнялись измерения. Передача любой части комплекта — только по реестру с подписью принявшего.

Кто ведёт и кто подписывает

По закону ИД ведёт лицо, осуществляющее строительство, — генподрядчик. Внутри компании это зона ПТО: инженер собирает акты с прорабов, сверяет объёмы с проектом и КС-2, комплектует паспорта. Субподрядчики сдают свою часть генподрядчику вместе с закрытием работ — принимать их КС-2 без ИД нельзя, иначе долг по документам повиснет на генподрядчике.

• представитель застройщика или технического заказчика по вопросам строительного контроля;
• представитель генподрядчика — производитель работ и его специалист по стройконтролю;
• представитель проектировщика — если ведётся авторский надзор;
• представитель организации, непосредственно выполнившей работы.

Подписывать акты со стороны застройщика и подрядчика могут только специалисты по организации строительства из национального реестра специалистов (НРС) — в акте указывают их идентификационный номер. Подписант не в реестре или без приказа о назначении — готовое замечание при любой проверке.

Приёмка материалов: где ИД начинается для снабженца

Каждая партия материалов проходит входной контроль: проверяют паспорт или сертификат, соответствие проекту (класс бетона, марку стали, диаметр арматуры), маркировку, результат заносят в журнал входного контроля. Материал без документа о качестве нельзя предъявить в акте освидетельствования — значит, работы с ним не примут и не оплатят.

Поэтому документы о качестве — забота снабженца на этапе закупки, а не ПТО постфактум. В договор поставки вносите условие: паспорта и сертификаты передаются с каждой партией, без них товар считается непоставленным, оплата остатка удерживается. При приёмке сверяйте номер партии в паспорте с маркировкой — паспорт «на другую плавку» стройконтроль отклонит.

Эту рутину можно закрыть ещё до заказа: F-Soft рассылает поставщикам запросы цен сразу с требованием приложить паспорта и сертификаты, собирает ответы в сводную таблицу и проверяет контрагента. К моменту поставки документы о качестве уже в комплекте, а не выпрашиваются задним числом.

Как ИД связана с КС-2

Акт о приёмке выполненных работ КС-2 и справка КС-3 (формы утверждены постановлением Госкомстата от 11.11.1999 № 100) закрывают деньги, а ИД доказывает, что предъявленные объёмы реально выполнены. Стройконтроль сверяет: на каждый объём в КС-2 должны быть АОСР, исполнительные схемы и паспорта на использованные материалы.

Рабочее правило: к каждому КС-2 прикладывается реестр ИД за тот же отчётный период, и объёмы в актах освидетельствования бьются с КС-2 и проектом. Скрытые работы, закрытые без освидетельствования, стройконтроль вправе потребовать вскрыть — вскрытие и восстановление идут за счёт подрядчика. Копить ИД «на потом» — значит кредитовать заказчика собственными деньгами.

Почему комплект не принимают

• объёмы в АОСР не сходятся с КС-2, проектом или ведомостью объёмов работ;
• нет паспортов на материалы, либо паспорт не на ту партию или не на весь объём;
• подписант отсутствует в НРС, нет приказа о назначении или доверенности;
• даты актов нарушают технологическую последовательность: последующие работы начаты раньше освидетельствования предыдущих;
• исполнительные схемы без фактических отметок и отклонений или без подписи геодезиста;
• в актах ссылки на отменённые стандарты или не ту ревизию проекта;
• исправления замазаны корректором — правку зачёркивают одной чертой и заверяют подписью;
• комплект передан без реестра, и доказать состав переданного невозможно.

Если заказчик «завернул» комплект — требуйте мотивированный отказ письменно, с перечнем замечаний по пунктам. Устное «переделайте всё» не даёт ни сроков, ни предмета спора. Замечания закрывайте ответным письмом с приложением исправленных листов: это фиксирует дату устранения и снимает вопрос о просрочке.

Сроки оформления и хранение

Акты скрытых работ оформляют до начала последующих работ — армирование нельзя освидетельствовать после бетонирования. О готовности к освидетельствованию стройконтроль извещают заранее: срок пишут в договоре, стандарт на практике — не позднее чем за три рабочих дня. Остальную ИД закрывают тем же периодом, что и КС-2, не накапливая хвостов.

Готовый комплект подрядчик передаёт застройщику по акту с реестром — до итоговой проверки и ввода в эксплуатацию. Дальше ИД хранится у застройщика и передаётся эксплуатирующей организации на весь срок службы здания. Подрядчику стоит оставить заверенную копию минимум на пять лет — это предельный срок обнаружения недостатков по Гражданскому кодексу, и в гарантийных спорах документы понадобятся именно вам.

Электронная исполнительная документация

Приказ № 344/пр разрешает вести ИД полностью в электронном виде: документы формируют по XML-схемам Минстроя, а пока схема для конкретной формы не опубликована — в PDF, и подписывают УКЭП все участники. Условие одно: электронный формат и порядок подписания закреплены в договоре. Если хотя бы одна сторона не готова к УКЭП, комплект ведут на бумаге — дублировать оба формата не нужно.

На бюджетных стройках заказчики переводят ИД в информационные системы управления проектами (ИСУП) — требование прописывают прямо в контракте, уточняйте это до начала работ. Практическая выгода электронного комплекта: акты подписываются параллельно, а не ездят по офисам неделями, оригиналы не теряются, а передача застройщику — это архив с реестром, а не коробки бумаги.

Частые вопросы

Чем исполнительная документация отличается от исполнительной съёмки?

Исполнительная съёмка — только часть комплекта: геодезические схемы с фактическим положением конструкций и сетей, которые готовит геодезист. Исполнительная документация шире: акты освидетельствования, журналы работ, документы о качестве материалов, протоколы испытаний. Сдать одну съёмку вместо комплекта нельзя.

Можно ли оформить акты скрытых работ задним числом?

Формально акт составляют до начала последующих работ. Если конструкция уже закрыта, стройконтроль вправе потребовать вскрытие — за счёт подрядчика. На практике иногда договариваются об освидетельствовании по фото- и видеофиксации и результатам испытаний, но это добрая воля заказчика, а не его обязанность.

Кто восстанавливает утерянную исполнительную документацию?

Тот, у кого она была на хранении в момент утраты. Пока комплект не передан застройщику по реестру с отметкой о приёмке, ответственность несёт подрядчик: восстановление, повторные испытания и вскрытия — за его счёт. Поэтому передачу всегда оформляйте актом с реестром и подписью принявшего.

Нужна ли исполнительная документация на текущий ремонт?

Обязанность по Градостроительному кодексу возникает при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов капстроительства. На текущий ремонт закон комплект не требует, но заказчик вправе прописать его в договоре — тогда состав и формы определяются договором, и без них не подпишут акты выполненных работ.

Примет ли заказчик исполнительную документацию только в электронном виде?

Да. Приказ Минстроя № 344/пр прямо разрешает вести её в электронном виде, если документы подписаны УКЭП всех участников, а формат закреплён в договоре. Если хотя бы одна из сторон не готова подписывать электронно, комплект ведут на бумаге. Дублировать электронные документы бумажными не требуется.

Что делать, если поставщик не передал паспорт качества на материал?

Не пускать партию в работу: без документа о качестве материал не пройдёт входной контроль и его нельзя предъявить в акте освидетельствования. Требуйте документ письменно со ссылкой на договор поставки, до оплаты остатка. На будущее вносите в договор условие: документы о качестве передаются с каждой партией, без них товар считается непоставленным.